For a smart telephonic conversation
Courtesy is as important in speaking over the phone as in talking to people face to face. A person should always be certain of the number he is dialing. If you do reach awrong number it is important to say I'm sorry before hanging up. After someone answers the phone the caller should give his or her name before asking for the person desired.
आमने-सामने बात करना तो ठीक है पर कई बार जब आप फोन पर बात करते हैं तो कुछ बातों को ओवरलुक कर देते हैं। आपको लगता है कि सामने वाला आपको देख नहीं सकता इसलिए आप किसी भी तरह से कंवर्सेशन कर सकते हैं। लेकिन यह गलत है। फोन पर बात करने का भी अलग तरीका होता है जिससे आप सामने वाले को इम्प्रेस कर सकते है। फोन पर बात करने वाला आपको देख नहीं सकता तो क्या हुआ आपकी आवाज और लहजे से काफी कुछ पता लगाया जा सकता है।
-मेल के कम्पैरिजन में ज्यादातर वुमन की वॉइस हाई पिच्ड होती है इसलिए हो सके तो अपनी टोन को धीमा रखकर हैलो बोलें। -अगर आप अपनी वॉइस में कांफिडेंस लाना चाहते हैं तो खड़े होकर बात करें। हाइट से आपको पॉवर मिलती है।
-लिप्स को माउथ से डेढ़ से एक इंच की दूरी पर रखें और डायरेक्टली बोलें। जब आप फोन को चिन से नीचे रखते हैं तो 70 परसेंट वॉइस की वॉल्यूम स्लो हो जाती है। -फोन को कभी भी कान और गले के बीच फंसाकर ना बोलें। इससे वोकल कॉडर्स स्ट्रेन होते हैं और आप अपने माउथ के साइड से बोलते हैं। ऐसा करने से आवाज साफ नहीं आएगी।-जब भी बात करें तो स्पीड नॉर्मल रखें, ना ज्यादा फास्ट ना ज्यादा स्लो। -हमेशा अपने चेहरे पर स्माइल रखकर बात करें। आपका एटिट्यूड आपकी आवाज से भी झलकता है। -जब भी कॉल आप इनिशिएट करें तो उससे सबसे पहले पूछें कि वह खाली है या नहीं जैसे- Is this is a good time to talk-बात करते वक्त अच्छी तरह से प्रिपेयर रहें। पेन या पेपर लेकर नोट्स लेने के लिए तैयार रहें। सामने वाले को वेट ना कराएं। हमेशा कंवर्सेशन को क्लोज करने के लिए थैंक्यू, हैव अ नाइस डे या फिर टेक केयर जैसै फ्रेजेस का यूज करें। इससे सामने वाले को अच्छा फील होगा.
-अगर आप बात नहीं कर पा रहे हैं तो उसके लिए एक मैसेज छोड़ दें और उसे बताएं कि वह आपको किस टाइम कॉल कर सकते हैं।